1. Mục Đích Chính Sách Giải Quyết Khiếu Nại
Chính sách này được thiết lập nhằm mục đích:
- Bảo vệ quyền lợi của khách hàng liên quan đến việc sử dụng và lưu trữ thông tin cá nhân.
- Xử lý kịp thời và minh bạch các vấn đề khiếu nại liên quan đến quyền riêng tư hoặc thông tin cá nhân bị xâm phạm.
- Cung cấp giải pháp hợp lý và hỗ trợ khách hàng khắc phục những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ.
2. Các Trường Hợp Khiếu Nại
Khách hàng có quyền khiếu nại với CSM trong các trường hợp sau:
- Thông tin cá nhân bị lộ: Khách hàng nhận thấy có dấu hiệu thông tin cá nhân bị xâm phạm hoặc sử dụng sai mục đích.
- Thông tin không chính xác: Thông tin cá nhân của khách hàng trong hệ thống của CSM bị sai lệch, ảnh hưởng đến việc giao nhận hoặc trải nghiệm dịch vụ.
- Sử dụng thông tin không được phép: Thông tin cá nhân của khách hàng bị sử dụng cho các mục đích không được khách hàng đồng ý, chẳng hạn như tiếp thị hoặc chia sẻ cho bên thứ ba mà không có sự chấp thuận.
3. Quy Trình Giải Quyết Khiếu Nại
Khi gặp vấn đề liên quan đến việc bảo mật hoặc sử dụng thông tin cá nhân, khách hàng có thể thực hiện khiếu nại theo các bước sau:
Bước 1: Liên Hệ Với Bộ Phận Hỗ Trợ CSM
- Khách hàng có thể liên hệ với Bộ phận chăm sóc khách hàng của CSM qua hotline, email hoặc trực tiếp tại văn phòng giao dịch của công ty.
- Khi liên hệ, khách hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin bao gồm: tên, số điện thoại, chi tiết vấn đề khiếu nại, và các tài liệu liên quan (nếu có).
Bước 2: Xác Minh Thông Tin
- Sau khi tiếp nhận khiếu nại, CSM sẽ tiến hành xác minh thông tin và điều tra vấn đề mà khách hàng đã báo cáo.
- Thời gian xử lý ban đầu: Trong vòng 3-5 ngày làm việc, CSM sẽ phản hồi và cập nhật cho khách hàng về tình trạng khiếu nại.
- Quy trình xác minh: Bộ phận bảo mật thông tin sẽ kiểm tra hệ thống, đánh giá nguyên nhân vấn đề và thu thập các bằng chứng liên quan.
Bước 3: Đưa Ra Giải Pháp
- Dựa trên kết quả xác minh, CSM sẽ cung cấp giải pháp khắc phục thích hợp cho từng trường hợp cụ thể. Các biện pháp có thể bao gồm:
- Cập nhật và sửa đổi thông tin: Đối với trường hợp thông tin cá nhân bị sai, CSM sẽ tiến hành cập nhật và chỉnh sửa ngay trong hệ thống.
- Ngừng sử dụng thông tin: Nếu khách hàng yêu cầu, CSM có thể dừng sử dụng thông tin cá nhân cho các hoạt động tiếp thị hoặc mục đích khác.
- Bồi thường thiệt hại: Trong trường hợp thông tin cá nhân bị lạm dụng hoặc gây thiệt hại đến khách hàng, CSM sẽ tiến hành bồi thường phù hợp theo quy định của pháp luật và chính sách công ty.
Bước 4: Hoàn Tất Giải Quyết
- Sau khi giải quyết khiếu nại, CSM sẽ gửi phản hồi chính thức cho khách hàng, bao gồm chi tiết về cách thức khắc phục và các biện pháp đã thực hiện để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
- CSM cam kết hoàn tất việc giải quyết khiếu nại trong vòng 30 ngày kể từ khi tiếp nhận thông tin.
4. Trách Nhiệm Của CSM
Công ty TNHH Dịch vụ CSM có trách nhiệm:
- Bảo vệ thông tin khách hàng: Đảm bảo mọi thông tin cá nhân của khách hàng được quản lý và bảo vệ an toàn, không bị sử dụng sai mục đích.
- Minh bạch trong quá trình xử lý: Cam kết xử lý mọi khiếu nại một cách công bằng, minh bạch và nhanh chóng.
- Cải thiện liên tục hệ thống bảo mật: Không ngừng nâng cấp và cập nhật hệ thống bảo mật để đảm bảo thông tin của khách hàng luôn được an toàn.
5. Quyền Lợi Của Khách Hàng
Khách hàng khi sử dụng dịch vụ của CSM có quyền:
- Yêu cầu bảo mật thông tin: Yêu cầu CSM bảo vệ và sử dụng thông tin cá nhân theo đúng cam kết trong chính sách bảo mật.
- Khiếu nại nếu có vi phạm: Khi phát hiện thông tin cá nhân bị xâm phạm hoặc sử dụng sai mục đích, khách hàng có quyền gửi khiếu nại và yêu cầu CSM giải quyết.
- Theo dõi tiến trình giải quyết: Khách hàng có quyền theo dõi quá trình xử lý khiếu nại và nhận thông tin phản hồi từ CSM trong suốt quá trình giải quyết.
6. Liên Hệ Giải Quyết Khiếu Nại
Mọi khiếu nại về thông tin khách hàng xin vui lòng liên hệ với Công ty TNHH Dịch vụ CSM qua các kênh sau:
- Hotline: 0123 456 789
- Email: [email protected]
- Địa chỉ: Số 229 Tiểu khu Mỹ Lâm, Thị Trấn Phú Xuyên, Huyện Phú Xuyên, Thành phố Hà Nội
CSM luôn đề cao trách nhiệm trong việc bảo vệ thông tin khách hàng và cam kết xử lý kịp thời mọi khiếu nại để đảm bảo quyền lợi của khách hàng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về chính sách khiếu nại thông tin khách hàng, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.
